Depuis le 25 mai 2018, le nouveau Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, une règle qui s’impose à partir de cette date et qui impose de nombreuses obligations aux organisations en matière de vie privée.
Enregistrée comme une Congrégation religieuse devant un état européen, il nous est demandé de nous conformer à un certain nombre d’exigences que nous mettons en œuvre depuis 2018.
Il est important d’ établir une feuille de route pour répondre au nouveau Règlement, car il existe de nombreuses décisions juridiques pertinentes à prendre en compte et nous sommes exposées à des sanctions économiques si nous n’avons pas mis en œuvre ce Règlement. La première étape que nous avons franchie est d’exécuter, d’identifier et d’analyser les zones à risques et de documenter les traitements de données à caractère personnel effectués, à travers un inventaire de toutes les activités de traitement effectuées par la Congrégation. Pour cette tâche, nous avons les conseils d’un cabinet d’avocats appelé Atico34 basé à Madrid, qui nous guide dans la mise en œuvre de ce Règlement.
L’une des exigences du RGPD pour notre Congrégation est le consentement exprès.
Les organisations sont tenues d’obtenir le consentement exprès, sans équivoque et vérifiable, et non tacite, des informations obtenues de leurs membres.
Toutes les sœurs doivent donner leur consentement pour que la Congrégation ait des données à caractère personnel, ce qui dans le pratique se passe déjà, mais le Règlement nous demande de joindre un document signé par chacun des membres de la Congrégation. Dans ce format, la portée et les caractéristiques de cette exigence sont signalées, étant divisées en: consentement, protection des données personnelles, engagement de confidentialité et autorisation d’utiliser la photographie de la sœur.
La mise en œuvre du RGPD dans notre Congrégation a déjà été faite avec une couverture dans divers aspects tels que les courriers organisationnels et bientôt sur nos sites Web. Le respect de ces réglementations nous aide à garantir des aspects importants tels que la transparence et la sauvegarde des informations, la sécurité dans la protection des données personnelles des sœurs, entre autres. Je souligne que ce Règlement est un défi qui nous invite à mieux connaître et prendre des pratiques dans l’utilisation des données avec des règlements et des lois internationales que nous intégrons dans nos structures; évidemment ce sujet est très large et dès chaque Démarcation nous allons vous accompagner dans la mise en œuvre de ce Règlement dans un temps opportun, d’ informer et d’ expliquer tous les aspects et les exigences que nous allons développer.
La Congrégation et les Démarcations gèrent dans leurs Secrétariats respectifs, les données, signatures et images personnelles de toutes les sœurs, qui doivent être protégées contre d’éventuelles manipulations.
Nous poursuivons les phases de mise en œuvre de ce Règlement et nous continuerons de rendre compte de ses nouvelles fonctionnalités.
Que le Seigneur poursuive ce travail que la Congrégation a commencé et trouve en chacune de nous la disponibilité et la responsabilité opportunes d’accueillir et de mettre en pratique ces dispositions civiles qui, néanmoins, reflètent l’attention et le soin que Dieu a avec ce qui est unique à chaque personne.